Fakt
Unzählige wichtige und auch unwichtige Dokumente kommen per Post und Mail an. Oft hat man auch mehr als ein E-Mail Postfach in dem wichtige Informationen zusammenlaufen. Dieses hat weitere Unterordner und wird womöglich auch noch von mehreren Personen gemeinsam bearbeitet.
Der Sisyphos-Prozess
Briefe und Papier werden mit viel Aufwand erst bearbeitet, danach in Ordnern abgelegt und später durch aufwendiges Blättern herausgesucht, wenn Teilinformationen benötigt werden.
Aber wo war der Brief von XY noch mal gelandet? Kam die Nachricht vielleicht doch per E-Mail und nicht per Post?
In welchem Postfach ist sie eingegangen? In welchem Unterordner hat die Kollegin / der Kollege diese abgelegt? Die Suche beginnt.
Dieser Prozess muss nicht so laufen…
Die gute Nachricht: Es geht auch anders!
Die Lösung
Ein auf die persönlichen Bedürfnisse und internen Prozesse konfiguriertes Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) kann hier Abhilfe schaffen und die Suche zu einem einfachen Finden werden lassen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung zur Verwaltung, Speicherung und Organisation elektronischer Dokumente. Es hilft Unternehmen und Einzelpersonen, Dokumente wie Rechnungen, Verträge, E-Mails und andere wichtige Dateien effizient zu verwalten.
Einige Hauptfunktionen eines DMS:
- Automatische Erfassung und Katalogisierung: Dokumente werden automatisch erfasst und in einer zentralen Datenbank gespeichert.
- Zugriff und Zusammenarbeit: Benutzer können von verschiedenen Geräten aus auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten.
- Sicherheit: DMS bietet Funktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen um sensible Daten zu schützen.
- Suchfunktionen: KI gestützte intelligente Suchfunktionen ermöglichen es, Dokumente schnell und einfach zu finden.
Ein DMS kann die Produktivität steigern, indem es den Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten reduziert und die Zusammenarbeit verbessert.
Als Qualified Premium Reseller für ecoDMS sind wir Ihr geschulter Experte und persönlicher Betreuer vor Ort.
ecoDMS überzeugt uns durch seine:
- individuellen Einstellungsmöglichkeiten auf den eigenen Prozess
- Revisionssicherheit und GoBD-Konformität
- Empfang und Ablage von xRechnungen (ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend)
- sowie Verfügbarkeit als Komplett- oder Mietlösung.
ecoDMS bietet darüber hinaus ein transparentes und flexibles Lizenzmodell mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis, sodass der überwiegende Teil der Kosten in eine optimale Konfiguration auf den Prozess und Mitarbeitenden-Schulung investiert werden kann.
Dadurch lässt sich der interne Verwaltungsprozess enorm vereinfachen und auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden langfristig steigern, da sie von Beginn an einbezogen sind. Außerdem dürfte die Informationsflut in Zukunft nicht weniger werden und somit unterstützt ecoDMS die Entlastung der Mitarbeitenden mit Fokus auf die wertschöpfenden Tätigkeiten.
Wir beraten Sie gerne – kommen Sie auf uns zu!
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Für weitere Informationen zum Produkt und Hersteller sowie Screenshots geht’s hier entlang: https://www.ecodms.de/de/ecodms-archiv
